Уг нийтлэлд орж ирж буй баримт бичиг, баримт бичгийн урсгал ба түүний бүтэц, баримт бичгийн урсгал, түүний горим ба мөчлөг, дотоод болон гадаад баримт бичиг зэрэг ойлголтуудын тайлбарыг оруулсан болно. Албан тасалгааны ажлын явцад шаардлагатай мэдээллийг тодруулах, түүнийг одоогийн хэрэг, архивт хадгалах аргуудыг өгсөн болно.
Баримт бичгийн урсгалын төрөл
Мэдээллийн эрин зуунд үйлдвэрлэл, хэрэглээ, зохицуулалт, түгээлтийн аливаа бүтцийн үйл ажиллагааг баримт бичиггүйгээр төсөөлөхийн аргагүй. Өнөөгийн мэдээллийн цаас, цахим өсөлтийн үед баримт бичигтэй ажиллах нь улам бүр төвөгтэй болж байна. Мэдээллийн тээвэрлэгчид өөрчлөгдөж, түүнийг боловсруулдаг хүмүүс өөрчлөгдөж, мэдээллийг ашиглах эрх зүйн талбар өөрчлөгдөж байна. Баримт бичгийн урсгалын үзэл баримтлал, бүтэц нь мөн өөрчлөгдөх боломжтой.
Баримт бичгийг баримт бичгийн урсгалын нэгж болгон
Баримт бичиг нь аливаа материаллаг объект хэлбэрээр бичигдсэн мэдээлэл юм. Баримт бичиг нь гэрэл зураг, видео, аудио бичлэг гэх мэт байж болноцаасан зөөвөрлөгч болон файлууд. Гэхдээ баримт бичиг нь хэд хэдэн шаардлагатай шаардлагыг хангасан тохиолдолд л баримт бичиг болдог. Эдгээр шаардлагуудыг дэлгэрэнгүй гэж нэрлэдэг бөгөөд тодорхой төрлийн баримт бичгийн хууль, журмаар тогтоосон заавал байх ёстой шинж чанарууд юм. Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичгийг бүртгэхийн тулд жишээлбэл, ГОСТ R 7.0.97-2016 байдаг. Хамгийн чухал нарийн ширийн зүйлсийн нэг бол баримт бичгийн огноо (заримдаа бүр цаг) юм.
Баримт бичгийн урсгал гэж юу вэ
Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь мэдээлэл үүсгэх цэг, мэдээлэл боловсруулах цэг, мэдээлэл хадгалах цэг болон мэдээллийн шууд хэрэглэгчдийн хооронд баримт бичгийн хөдөлгөөн юм. Баримт бичгийн урсгал нь баримт бичгийн төрөл, агуулга, горим ба мөчлөг, хөдөлгөөний арга гэх мэтээр маш өөр байдаг.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалыг (аж ахуйн нэгж гэсэн үг) чиглэлийн дагуу орж ирж буй болон гарах гэж хуваадаг. Баримт бичигтэй ажиллахад алдаа, будлиан гарахаас зайлсхийхийн тулд урсгалын төрөл бүрийг бие биенээсээ тусгаарлах ёстой.
Ирж буй баримт бичгийн урсгал нь байгууллагад шуудангаар, цахим шуудангаар, зориуд авчирсан (шуудангаар) ирсэн баримтуудаас бүрдэнэ. Орцонд байгаа бичиг баримтыг эрэмбэлэх ёстой, шаардлагагүй - хогийн сав руу хийнэ. Шаардлагатай эсвэл магадгүй шаардлагатай баримт бичгийг хүлээн авсан огноо, баримт бичгийн нэр, түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл (баримт бичгийн огноо, илгээгчийн нэр гэх мэт), зохион байгуулалтын нэгжийг харуулсан журналд (цаасан эсвэл цахим) тэмдэглэнэ. баримтыг илгээсэн.
Гарч буй баримт бичгийн урсгал нь үүсгэсэн болонбайгууллагаас гаргасан буюу боловсруулсан. Бүх гарч буй баримт бичигт серийн дугаар өгч, шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаа эсэх, тэдгээрийн зөв эсэхийг шалгаж, огноог харуулсан журналд тэмдэглэсэн байх ёстой (дүрмээр бол энэ нь баримт бичигт гарын үсэг зурсан огноо юм), гарах дугаар болон баримт бичгийг бэлтгэсэн хэлтсийн код.
Хэрэв баримт бичгийн эргэлтийг нэн даруй боловсруулах боломжгүй бол (түүний огцом өсөлт) байгууллагад ихэвчлэн ихээхэн зардал гардаг алдаа, саатлаас зайлсхийхийн тулд баримт бичиг боловсруулах ажилтны тоог нэмэгдүүлэх шаардлагатай.
Баримт бичгийн урсгалын төрөл нь маш өөр байж болох бөгөөд энэ нь байгууллагын үйл ажиллагааны төрөл, ажлын арга барилаас хамаарна.
Томоохон байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдийн хувьд зөв бүтэцтэй баримт бичгийн урсгал нь материал, бүтээгдэхүүний урсгалтай адил чухал юм. Баримт бичгийн их хэмжээний урсгалын хувьд баримтат технологийн процессуудыг хүртэл боловсруулж, ашигладаг.
Гадаад болон дотоод баримт бичгийн урсгалын тухай ойлголт
Байгууллагад орж ирж байгаа болон гарч буй мэдээллээс гадна дотоод, өөрөөр хэлбэл. зөвхөн тухайн байгууллага дотроо бүтээгдсэн, ашигладаг мэдээлэл. Энэ мэдээлэл нь тодорхой хэмжээний нууцлалтай байж болох бөгөөд нэг хэлтэст ч олон нийтэд нээлттэй байдаггүй. Нэг байгууллагын хэлтсүүдийн хооронд захидал солилцохыг ихэвчлэн хүлээн зөвшөөрдөггүй. Баримт бичгийн харилцааны хувьд хэлтсийн дарга нарын гарын үсэг зурсан үйлчилгээний тэмдэглэл (тайлан, тайлбар, гэрчилгээ) ашигладаг. Санамж бичгүүдээс гаднабайгууллагууд захиалга, заавар, гэрчилгээ, техникийн баримт бичиг болон бусад бичиг баримтыг ажиллуулдаг.
Эдгээр шалтгааны улмаас баримт бичгийн дотоод эргэлтийг тодорхой зохицуулсан байх ёстой бөгөөд ингэснээр нууц мэдээлэл олон нийтийн газар, тэр ч байтугай ишлэл, хэсэгчилсэн хэлбэрээр ч унахгүй байх ёстой. Тиймээс дотоод мэдээлэл нь тухайн байгууллагын хүрээнээс хэтрэх, заримдаа нэг нэгжийн хил хязгаараас давах зорилготой биш юм. Энэ тохиолдолд ийм мэдээллийг зөвхөн хэлтсийн даргын зөвшөөрлөөр хэлтэсээс хэлтэс рүү шилжүүлдэг бөгөөд дамжуулах явцад (байгууллагын архивт хүртэл) хүлээн авагчийг зааж, түүний хүлээн авах эрх мэдлийг баталгаажуулсан тусгай сэтгүүлд заавал тэмдэглэнэ. бичиг баримттай ажиллах зөвшөөрөл).
Баримт бичгийн урсгалын параметрүүд
Баримт бичгийн урсгал нь дараах параметрүүдээр тодорхойлогддог цогц систем юм:
- контент (эсвэл ямар үүрэг гүйцэтгэдэг);
- бүтэц;
- горим ба мөчлөг;
- чиглэл;
- боть;
- бусад.
Агуулга эсвэл функц
Энэ баримт бичгийн урсгалын параметр нь тухайн байгууллагын ашигладаг баримт бичгийн жагсаалт ба эдгээр баримт бичигт агуулагдах мэдээллийн бүрэлдэхүүн юм. Энэ утга нь үйл ажиллагаа нь маш тодорхой бөгөөд цаг хугацааны явцад тогтмол байдаг цөөн тооны байгууллагуудын хувьд тогтмол байдаг (ихэвчлэн эдгээр нь шүүх, архив, бүртгэл болон бусад үйлдвэрлэлийн бус байгууллагууд юм). Ихэнх байгууллагууд, ялангуяа үйлдвэрлэлийн байгууллагуудын хувьд баримт бичгийн урсгал нь өөрчлөгддөг тогтмол бус утга юмтөрөл бүрийн өөрчлөлтөөс хамааран: үйл ажиллагааны төрөл, түншүүд, технологи, материал, хууль тогтоомж болон үйлдвэрлэлийн өөрчлөлт, түр зуурын өөрчлөлтийн бусад шаардлага.
Баримт бичгийн урсгалын бүтэц
Ажлын урсгалын тухай ойлголт, бүтцийг баримт бичгийн ангилал, тэдгээрийн индексжүүлэлт, чиг баримжаа олгох системийг бүхэлд нь байгууллагын баримт бичгийн лавлах хэрэгсэлд бүрдүүлсэн шинж чанараар тодорхойлж болно. Ерөнхийдөө ийм бүтэц нь баримт бичгийн урсгалын төрөл, зорилгод нийцдэг.
Горим ба мөчлөг
Эдгээр үзүүлэлтүүд нь цаг хугацааны явцад ирж буй мэдээллийн ачааллын өөрчлөлтийг тодорхойлдог. Энэ нь жишээлбэл, элсэлтийн кампанит ажлын үеэр боловсролын байгууллагад өргөдөл гаргагчийн хувийн хэрэг эсвэл хичээл, төгсөлтийн үеэр оюутнуудын бичиг баримттай ажиллах ажил эрс нэмэгдсэн явдал юм.
Ийм өөрчлөлтүүд нь байгууллагын дотоод хэмнэлтэй холбоотой бөгөөд ихэвчлэн урьдчилан таамаглах боломжтой, төлөвлөгдсөн байдаг.
Баримт бичгийн урсгалын чиглэлийн өөрчлөлт
Эдгээр өөрчлөлтүүд нь мэдээлэл боловсруулах нэгжийн ажлын агуулгатай холбоотой. Эдгээр нь баримт бичгийг бүртгэх арга, баримт бичгийг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг хянах арга зам, тэдэнтэй танилцах арга зам, ялангуяа янз бүрийн баримт бичгийг батлах, зохицуулах арга замуудын ялгаа юм. Баримт бичгийн урсгалын чиглэлийн өөрчлөлтөд байгууллагын бүтэц, чиглэлийн дотоод өөрчлөлт мөн нөлөөлнө.
Баримт бичгийн урсгалын хэмжээ
Баримт бичгийн урсгалын хэмжээ нь хэмжээ юмбаримт бичгүүдийн тоо, хуудасны тоо, тэмдэгт, гүйцэтгэгч, баримт бичгийг тохиролцсон хүмүүсийн тоогоор илэрхийлж болох баримт бичиг (эх хувь ба хуулбар). Жишээлбэл, гэрээ байгуулахад шаардлагатай түнш байгууллагуудын тоо, эсвэл гарын үсэг зурах шаардлагатай.
Байгууллагын ажлын урсгал нь бүх урсгал дахь баримт бичгийн нийт тоог агуулдаг.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалтай ажиллах ажлыг сайжруулах
Энэ ажлыг сайжруулахын тулд бичиг хэргийн үйл явцыг бүхэлд нь судалж, үйл явцыг технологийн хувьд чадварлаг болгох тодорхой зөвлөмжийг бий болгох шаардлагатай: баримт бичигтэй ажиллахдаа давхардлыг арилгах, үүнтэй холбоогүй хэлтэсээс баримт бичгийг батлахгүй байх. Баримт бичгийн урсгал их байх тусам тухайн байгууллагын удирдлагын аппарат эсвэл ядаж ихэнх хэсэг нь ачаалал ихтэй байдаг.
Бичиг баримттай ажиллах боловсон хүчний ажлыг сайжруулах нэг гол зүйл бол баримт бичгийн эргэлтийн бүх үе шатанд тэдний мэргэжлийн бэлтгэлийн түвшин, боловсон хүчний оновчтой ачаалал, хэлтэс бүрт баримт бичигтэй ажиллах ажлыг тодорхой зохицуулах явдал юм.
Их хэмжээний баримт бичгийн урсгалтай зохицуулалт, стандартчилал нь механикжуулалт, оффисын автоматжуулалтыг ашиглах, баримт бичигтэй ажиллах ажилтны тоог оновчтой хэмжээнд хүртэл бууруулах боломжийг олгодог.
Харамсалтай нь нягтлан бодох бүртгэлийн аргууд төгс бус учир баримт бичгийн урсгалын талаарх мэдээллийг дутуу үнэлдэг.
ҮндсэнБаримт бичгийн урсгалд тавигдах орчин үеийн шаардлага
- Тогтмол байдал. Хүний үйл ажиллагааны мэдээллийн урсгалын аливаа түгжрэл, доголдол нь бүхэл бүтэн системийг бүхэлд нь тасалдуулахад хүргэдэг. Баримт бичгийн хэмжээг нэмэгдүүлэхийг урьдчилан бодож, төлөвлөх ёстой.
- Удирдах чадвар. Мэдээллийн урсгалыг удирдаж болно, удирдах ёстой. Оффисын систем нь зөвхөн тогтвортой төдийгүй уян хатан байх ёстой; ажилтнууд оффисын бүх үйл ажиллагаанд бүх нийтээр сургагдсан байх ёстой.
- Хөдөлмөрийг оновчтой болгох, механикжуулах, автоматжуулах замаар ажлын урсгалын үр ашгийг байнга дээшлүүлнэ.
- Хугацаа, гүйцэтгэгч гэх мэт баримт бичгийн хөдөлгөөний маршрут-технологийн зураглалыг тогтмол эмхэтгэж, шинэчилж байх.
- Баримт бичгийг стандартжуулах, тэдгээрийг боловсруулах арга зүй, зөв архивлах, баримт бичиг бүрийг хадгалах газрыг зааж өгөх нь баримт хайх, түүнтэй ажиллах ажлыг хурдасгадаг.
