Хувь хүн, хуулийн этгээдийн үйл ажиллагааны янз бүрийн салбарт ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт батлагдсан баримт бичгийн ангиллын системийг ашигладаг. Баримт бичгийг эмхэтгэх, хадгалах, эргэлтэд оруулах, ашиглах нь оффисын ажил гэх мэт сахилга баттай байдаг. Энэ нийтлэлд бид түүний бүх талыг судлах болно. Баримт бичгийн үзэл баримтлал, ангилал, тэдгээрийн үйл ажиллагаа болон асуудлын бусад талыг анхаарч үзээрэй.
Оффисын ажил: ерөнхий заалт
Эхлэхийн тулд баримт бичгийн дэмжлэг нь цаасыг зохион бүтээх, бүрдүүлэх, хадгалах, боловсруулахаас бүрддэг үйл ажиллагааны тусгай талбар гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Баримт бичиг хэрхэн харагдах, түүн дэх мэдээлэл, түүнтэй ажиллах зохион байгуулалт хэрхэн хэрэгжиж байгаа, тодорхой хэмжээний ач холбогдолтой удирдлагын шийдвэрийг цаг тухайд нь, зөв гаргах нь ихээхэн хамаардаг. Баримт бичиг нь аж ахуйн нэгж, компани, пүүсүүдийн үйл ажиллагааг харгалзан үзэж, тусгадаг. Үүнтэй холбогдууланАлбан хэрэг хөтлөлт нь хуулийн заалтын үүрэг гүйцэтгэдэг. Аудитын явцад юуны өмнө компанийн үйл ажиллагааг бүртгэсэн баримт бичгүүдийг хянан шалгах шаардлагатай.
Хууль тогтоомжийн орчин
Баримт бичгийн төрөл, тэдгээрийн ангилалд дүн шинжилгээ хийхээсээ өмнө хууль эрх зүйн орчинтой танилцахыг зөвлөж байна. Тиймээс мэдээлэл, түүний хамгаалалтыг зохицуулдаг Холбооны хууль нь мэдээллийг баримтжуулах үүргийг тогтоож, хэд хэдэн үндсэн тохиргоог тодорхойлдог. Энэхүү норматив акт нь мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх, дараа нь ашиглахтай холбоотой харилцааг зохицуулах зорилготой юм. Заавал бүрдүүлэх баримт бичгийг бусад хуулиар тогтоосон гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Ялангуяа ОХУ-ын Иргэний хууль нь үйл ажиллагааны эрх зүйн орчин, оффисын ажлын холбогдох журмыг тодорхойлдог. ОХУ-ын Татварын хуульд стандарт татварын баримт бичгүүдийг тогтоодог бөгөөд энэ нь баримт бичгийн ангиллын нэг юм. Тэдгээрээр дамжуулан хувь хүн, байгууллагын арилжааны ажлын нягтлан бодох бүртгэлийг хийж, улсын төсөвт төвлөрүүлэх татвар, хураамжийг цаг тухайд нь суутгах боломжийг олгодог.
Үүнээс гадна одоогийн хуулиар баримт бичгийн дээжийг тодорхойлсон. Тиймээс, ОХУ-ын Иргэний хуульд үүсгэн байгуулах гэрээ, гэрээ, дүрэм гэх мэт агуулга, найрлагад тавигдах шаардлагыг тусгасан болно. Энэхүү журамд өнөөдөр хэрэглэгдэж буй янз бүрийн аргыг ашиглан илгээх баримт бичгийн хэлбэрийг тогтоодог.
RF баримт бичгийн ангилал
ОХУ-ын оффисын ажлын удирдлагын тогтолцоонд олон түвшний шинж чанартай ангиллыг багтаасан болохыг тэмдэглэх нь зүйтэй. Үүнийг илүү нарийвчлан авч үзэхийг зөвлөж байна. Баримт бичгийн үндсэн ангилалд дараах бүрэлдэхүүн хэсгүүд байгаа гэж үздэг:
- Зохион байгуулалт, удирдлагын баримт бичиг. Энд шийдвэр, протокол, заавар, дүрэм, тушаал, заалтуудыг оруулахыг зөвлөж байна.
- Ерөнхий шинж чанартай баримт бичгийн ангилалд багтсан лавлагаа, мэдээллийн хуудас. Бид гэрчилгээ, санамж бичиг, акт, цахилгаан, захидал гэх мэтийн талаар ярьж байна.
- Ажилтны хэлснээр. Баримт бичгийн энэхүү ангилалд мэдэгдэл, хөдөлмөрийн дэвтэр, шинж чанар, гэрээ, тушаал зэрэг багтаж байгааг анхаарах нь чухал.
Хувь хүн, загвар, стандарт гэх мэт баримт бичгийн хэлбэрийг ялгах нь заншилтай байдаг. Үзүүлсэн дээжүүд нь зориулалтын дагуу баримт бичгийн ангиллыг бүрдүүлдэг.
Бусад төрлийн баримт бичиг
Баримт бичиг нь агуулгын хувьд энгийн эсвэл төвөгтэй байж болохыг мэдэх нь зүйтэй. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хүлээн авах газарт ангилах нь гадаад болон дотоод баримт бичиг байгааг илтгэнэ. Гарал үүслээр нь авч үзвэл тэд хувийн болон албан ёсны баримт бичгийг ялгадаг. Хадгалах хугацааны дагуу үнэт цаасыг байнгын, мөн 10-аас дээш жил гэж ангилдаг заншилтай. Зар сурталчилгааны шинж тэмдгийн дагуу зохицуулалтын баримт бичгийн тусгай ангиллыг баталсан бөгөөд энэ нь нууц болон нууц бус баримт бичиг байгаа гэсэн үг юм. Эхний бүлэгт нууц, бүрэн багтана гэдгийг нэмж хэлэх хэрэгтэйнууц баримт бичиг. Бичлэгийн аргын дагуу дуу авиа, гар бичмэл, электрон, график, гэрэл зураг, кино гэх мэтийг ялгах заншилтай байдаг. Сүүлийн бүлэглэлийг мөн баримт бичгийг онцлог шинжээр нь ангилах гэж нэрлэдэг.
Яаралтай болон яаралтай бус бичиг баримт
Үнэт цаасыг яаралтай болон яаралтай бус гэж ангилж болно. Үе шатуудын дагуу ноорог, ишлэл, эх хувь (өөрөөр хэлбэл эх хувь), хуулбарыг ялгах нь заншилтай байдаг. Төрийн шинж чанартай баримт бичгийг тусдаа ангилалд оруулсан болно. Одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу эрх бүхий байгууллага нь заавар, тушаал, заавар, тушаал, тогтоол, тогтоол, шийдвэр гаргадаг.
Анхан шатны баримт бичиг
Анхан шатны баримт бичгийн нэлээд том ангиллыг тусад нь авч үзэхийг зөвлөж байна. Үүнд судалгаа, боловсруулалт, ажиглалт болон бусад нийгмийн үйл ажиллагааны явцад олж авсан суурь мэдээлэл бүхий баримт бичиг орно. Нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс дэх анхан шатны баримт бичиг нь эдийн засгийн ач холбогдолтой үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх явцад үүсдэг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ нь аль хэдийн хэрэгжсэн тодорхой баримтуудын нотлох баримт эсвэл нотлох баримт болдог. Эх сурвалжийн бүлэгт жишээлбэл, гэрчилгээ, акт, нэхэмжлэх, баталгаа гэх мэт зүйлс орно. Тэдний ихэнх нь тусгай нэгдсэн маягтуудыг баталсан. Тухайлбал, өнөөг хүртэл худалдааны үйл ажиллагаа, үндсэн хөрөнгө, бэлэн мөнгөний тооцоо, хөдөлмөрийн нягтлан бодох бүртгэлд зориулсан баримт бичгийн тусгай хэлбэрийг бий болгосон.
Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй
Хэрэв тодорхой баримт бичгийн нэгдсэн маягт байхгүй бол компанид дотоод маягт үүсдэг. Гэсэн хэдий ч ямар ч тохиолдолд тодорхой мэдээлэл байх ёстой:
- Баримт бичгийн нэр.
- Эмхэтгэсэн огноо.
- Байгууллагын нэр.
- Эдийн засгийн ач холбогдол бүхий үйл ажиллагааны мөн чанар.
- Хэмжих төхөөрөмж.
- Хариуцлагатай ажилчдын жагсаалт.
- Эрх бүхий ажилчдын хувийн гарын үсэг.
Оффис доторх ажил
Бүтцийн удирдлагын зааврын дагуу, бие даасан хэлтсийн дарга нарын санаачилгаар янз бүрийн заалтуудыг боловсруулах нь чухал юм. Энэхүү нийтлэлийн бүлэгт стандарт болон бие даасан актууд орно. Сүүлчийн агуулга нь юуны түрүүнд компанийн зохион байгуулалтын бүтцийн нэг хэсэг болох удирдлагын нэгж, хэлтэс, цехтэй холбоотой гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Ердийн баримт бичиг нь дүрмээр бол үндсэн үйлдвэрлэлийн цехүүдэд хамаарна.
Журмын төслийг гүйцэтгэгч бүрдүүлсний дараа компанийн хуулийн хэлтэстэй тохиролцсон гэдгийг мэдэх хэрэгтэй. Хэрэв эсэргүүцэл, санал хүсэлт гарвал тэдгээрийг тусдаа цаасан дээр эсвэл одоогийнхоос хоёр дахь хуулбар дээр бичнэ. Аж ахуйн нэгжийн захиргааны шинж чанартай гол акт бол захирлын тушаал юм. Энэхүү баримт бичгийн тусламжтайгаар бүтцийн үйл ажиллагааны журам, шийдвэр, заавар, янз бүрийн арга хэмжээ, ажлын үр дүн эсвэл аудитын үр дүнг гаргаж болно.
Тайллага, тайлбар, үйлчилгээний тэмдэглэл
Санамж бичиг гэдэг нь тодорхой баримт, асуудал, дүгнэлт, саналыг тусгасан баримт бичиг юм. Үүнийг байгууллагын удирдлага эсвэл дээд бүтэц рүү илгээж болно гэдгийг мэдэх нь зүйтэй. Санамжийг компанийн дотоод захидлын хэлбэрүүдийн нэг болох захидлын төрөл гэж ойлгох хэрэгтэй. Дүрмээр бол энэ нь бүтцийн хэлтсээс компанийн аль ч хаяг руу илгээгддэг. Энд үл хамаарах зүйл бол шууд удирдамж юм. Санамж бичгийг компанийн тодорхой албан тушаалтан илгээж болно гэдгийг санах нь зүйтэй. Нэрлэсэн баримт бичгийг мэдээллийн чанартай, идэвхтэй эсвэл тайлагнах гэж тодорхойлж болно.
Тайлбар тэмдэглэлийг үндсэн акт (хөтөлбөр, тайлан, төлөвлөгөө)-ийн зарим заалтын агуулгыг тайлбарлах бичиг баримт гэж үзэх нь зүйтэй. Нэмж дурдахад тэрээр удирдлагаас өгсөн зааврыг биелүүлээгүй эсвэл сахилга бат зөрчсөн шалтгааныг тайлбарлаж болно.
Заавар
Зааврыг одоогоор хоёр бүлэгт ангилсан. Эхний ангилалд багтсан баримт бичгүүд нь албан тушаалтан, хэлтэс гэх мэт аж ахуйн нэгжид тодорхой үйл явцыг гүйцэтгэх журмыг зохицуулдаг. Энэ нь тодорхой ажилчдын эрх, үүрэг, хариуцлага, үйл ажиллагааг тодорхойлдог ажлын байрны тодорхойлолт (хоёр дахь бүлэг) гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Эдгээр баримт бичиг нь тушаал, хууль тогтоомжийн зааврыг (тогтоол, тушаал гэх мэт) хэрэгжүүлэх журмын тайлбар болж болно. Ажлын байрны тодорхойлолтыг нэмж оруулах хэрэгтэйтогтмол эсвэл байнгын хугацаатай байж болно. Гэсэн хэдий ч мөнхийн үнэт цаасыг ямар ч байсан 3-5 жил тутамд хянаж, хянадаг.
Дүгнэлт
Тиймээс бид үнэт цаасны тухай ойлголт, үндсэн ангилал болон сэдвийн бусад талыг авч үзсэн. Эцэст нь хэлэхэд, өнөөдөр ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт оффисын ажил нэлээд хөгжсөн ангилал гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Хүний амьдралын өнөөгийн үе шатанд энэ үйл ажиллагаа нь шаардлагатай бичиг баримтыг чадварлаг, цаг тухайд нь бүрдүүлэх, түүнчлэн акттай ажиллах ажлыг зохион байгуулах (жишээлбэл, хүлээн авах, дамжуулах, боловсруулах, бэлтгэх, хянах, хадгалах, бүртгэх, системчлэх, бэлтгэх) орно. архивлах, устгах). Оффисын технологийн зохицуулалтыг хэд хэдэн чиглэлээр хэрэгжүүлдэг. Стандартчилал, хууль тогтоомжийн зохицуулалт, түүнчлэн улсын ач холбогдол бүхий хууль эрх зүйн болон зохицуулалт, арга зүйн актуудыг бүрдүүлэхийг тусгах нь зүйтэй.
Ямар нэг байдлаар зохион байгуулалт, дараачийн бүртгэл хөтлөх нь заавал тусгай ур чадвар, мэргэжлийн мэдлэгтэй байхыг шаарддаг. Тиймээс энэ ажлыг компаниудад хэрэгжүүлэхийн тулд зохих хэлтэс, үйлчилгээг бий болгодог. Жижиг фирмүүдэд нарийн бичгийн дарга нар оффисын ажил эрхэлдэг бөгөөд даргын зөвшөөрөл олгосон ажилтнууд аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн төлөв байдлыг хариуцдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Ямар ч тохиолдолд баримт бичгийн бүлэг бүр өөрийн гэсэн байр суурьтай байх ёстой. Ихэвчлэн тэдгээрийг галд тэсвэртэй тусгай шүүгээнд хадгалдаг. ТэгээдЭцэст нь албан хэрэг хөтлөлтийн зохисгүй байдлын улмаас ажилчид сахилгын шийтгэл ногдуулж болно. Мэдлэгээ практикт ашиглахдаа үүнийг санах хэрэгтэй.
